Buitengewone Mentoren doet haar uiterste best jouw zaken en belangen zorgvuldig en correct te behartigen. Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent over de mentor, de werkwijze, dienstverlening of een ander aspect van Buitengewone Mentoren. Laat het me dan weten. Onze doelstelling is een klimaat te creëren waarin jij, je familieleden en overige contacten open met ons kunnen communiceren. Wij staan open voor jouw mening over onze dienstverlening. Met jouw opmerkingen kunnen wij immers onze dienstverlening aan jou verbeteren. Als je onvrede niet wordt weggenomen, heb je het recht om een klacht in te dienen. Hieronder kan je lezen hoe de klachtenregeling in zijn werk gaat.

1. Algemeen

Het kan gebeuren dat je ontevreden bent over de dienstverlening door jouw mentor of over de manier waarop Buitengewone Mentoren met jou of jouw zaken omgaat. Je hebt dan het recht om hierover een klacht in te dienen. Het is natuurlijk het meest wenselijk wanneer we je onvrede samen kunnen oplossen. Als je contact opneemt, wordt er een afspraak gemaakt voor een gesprek waarin je kan uitleggen waar je ontevreden over bent. Uiteraard zullen wij ons uiterste best doen om, in samenspraak met jou, naar een oplossing te zoeken. je kan één persoon meenemen om je te ondersteunen tijdens het gesprek.

2. Wie kan een klacht indienen?

Je kan alleen een klacht indienen als je een cliënt van ons bent of indien je van rechtswege bevoegd bent om namens een cliënt mentorschap aan te vragen.

3. Hoe dien je een klacht in?

Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend met het daarvoor bestemde klachtenformulier. Dit formulier kan je onderaan deze pagina downloaden. Een klacht dient te worden ondertekend voor deze opgestuurd wordt en moet tenminste bevatten: - Je naam, adres en woonplaats of dat van degene die namens jou een klacht indient; - de datum; - een omschrijving van datgene waarover je klacht gaat. Je klacht dient u zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 12 maanden na de gebeurtenis(sen) waarover je klaagt, aan ons te zijn verzonden.

4. Klacht ingediend, wat nu?

Wanneer de klacht ontvangen is, krijgt u binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging en wordt je geïnformeerd over de vervolgstappen. In de meeste gevallen word je uitgenodigd  voor een gesprek. In dit gesprek kan je uitleggen waarom je de klacht hebt ingediend. Je kan ook uitleggen waarom tijdens ons eventuele eerdere gesprek uw ontevredenheid niet is weggenomen. Daarnaast kan je tijdens het gesprek nog bewijsstukken indienen om je klacht te ondersteunen. Ook kunt je één persoon meenemen om je te ondersteunen tijdens het gesprek. Wanneer jouw klacht niet volledig is, kan het zijn dat het gesprek moet worden uitgesteld tot alle benodigde informatie aangeleverd is. Er wordt naar gestreefd om tijdens het gesprek over je ingediende klacht alsnog tot een oplossing te komen en eventueel nieuwe afspraken te maken. Jouw klacht wordt dan buiten behandeling gesteld en afgerond. Na ons gesprek zullen wij jouw klacht zorgvuldig onderzoeken en een beslissing nemen. Binnen 6 weken na het indienen van je klacht krijgt u een brief toegestuurd waarin staat wat wij met je klacht hebben gedaan en welke beslissing er is genomen. Ook wordt in de brief uitgelegd waarom deze beslissing genomen is. Als de klacht terecht is, dan staat in de brief beschreven welke gevolgen dit heeft voor de uitvoering van uw mentorschap. Verder staat in de brief welke mogelijkheden je hebt als ik van mening ben dat de  klacht niet terecht is en jij het daar niet mee eens bent.

5. Uw klacht wordt niet naar uw wens opgelost

Indien je het niet eens bent met het besluit welke genomen is over uw klacht, dan heb je de mogelijkheid om een schriftelijke klacht in te dienen bij de kantonrechter. Ook zonder onze klachtenprocedure te doorlopen, staat het je overigens vrij een klacht in te dienen bij de kantonrechter.

Een klacht wordt niet in behandeling genomen of de behandeling wordt gestaakt als de cliënt zich vóór of tijdens de behandeling ter zake van dezelfde klacht tot de kantonrechter of een andere burgerlijke rechter heeft gewend.

6. Geheimhouding

Alle klachten worden onder strikte geheimhouding afgewikkeld. Indien het noodzakelijk is bij derden informatie op te vragen word je vooraf in kennis gesteld en/of toestemming gevraagd.

7. Klachtenregistratie

Jouw klacht wordt geregistreerd in een klachtenregister welke door Buitengewone Mentoren wordt beheerd. Dit klachtenregister wordt op verzoek getoond aan een overheidsinstantie of Rechtbank.